工作流程通常需要擴展到印刷機自己的工廠(chǎng)之外，一方面與客戶(hù)以及生產(chǎn)和運輸的材料和物流的潛在供應商建立聯(lián)系。越來(lái)越多的事實(shí)證明，定制軟件開(kāi)發(fā)是實(shí)現這一目標的關(guān)鍵，因為沒(méi)有一種通用的解決方案可以適應每個(gè)企業(yè)的獨特需求。

  正如每個(gè)業(yè)務(wù)都有所不同，可以使用一系列工具和方法來(lái)為每個(gè)業(yè)務(wù)定制工作流程。一是為外部各方（無(wú)論是客戶(hù)還是供應商）提供一個(gè)“插入”的接口，讓他們連接到您想要提供給他們的任何數據或控制選項。在另一個(gè)極端，您可以構建一個(gè)完整的專(zhuān)用工作流程，與您的客戶(hù)和/或供應商集成，以解決特定的生產(chǎn)和物流挑戰，有效地將服務(wù)范圍擴展到印刷之外，并使客戶(hù)更具“粘性”。在這里我們介紹兩者的示例。

  API打開(kāi)大門(mén)

  為客戶(hù)提供與現有自動(dòng)化生產(chǎn)系統連接的一種方法是通過(guò)API。該縮寫(xiě)詞代表應用程序編程接口（Aapplications Programming Interface），它是一個(gè)軟件系統進(jìn)行通信甚至受另一個(gè)軟件系統控制的一種方式，是一組編纂和發(fā)布的用于調用操作的規則，這些操作的范圍可能包括交換數據（上傳藝術(shù)品文件或反饋作業(yè)狀態(tài)），以在滿(mǎn)足某些條件時(shí)觸發(fā)指定的生產(chǎn)流程，例如預檢和將作業(yè)提交到印刷隊列。

  實(shí)踐中的一個(gè)例子是Soloflo，這是Solopress應客戶(hù)要求于2023年夏季推出的API。Solopress高級軟件和BI開(kāi)發(fā)人員吉爾·皮克萊斯解釋說(shuō)：“這些公司擁有自己的MIS，而且通常還有開(kāi)發(fā)人員，這意味著(zhù)他們可以傳輸訂單，而無(wú)需使用我們的網(wǎng)站，而這需要手動(dòng)輸入；貿易客戶(hù)的工作量更大，因此簡(jiǎn)化這一流程是一項很好的投資。

  API 允許訪(fǎng)問(wèn)Solopress的系統以在Solopress定義的參數范圍內請求或發(fā)送數據。皮克萊斯女士補充道：“這取決于客戶(hù)希望如何利用它，在印刷展上，一些人公開(kāi)承認，他們只是通過(guò)降低特定作業(yè)規格的價(jià)格來(lái)使用它來(lái)進(jìn)行價(jià)格匹配，我們顯然希望大多數人會(huì )用它來(lái)發(fā)布訂單�！�

  API允許數據雙向流動(dòng)，因此用戶(hù)可以收集產(chǎn)品屬性、查找價(jià)格或提交帶有設計稿的訂單。提交訂單后，客戶(hù)會(huì )收到一個(gè)作業(yè)編號，可用于跟蹤其作業(yè)進(jìn)度，包括發(fā)貨后的跟蹤信息。即將推出的API版本將添加提交URL的功能，以便Solopress可以“回發(fā)”到客戶(hù)端的系統，而無(wú)需進(jìn)行進(jìn)一步的調用。皮克萊斯表示，除了提供API調用格式化文檔、進(jìn)行API調用時(shí)的驗證以及調用時(shí)預期的系統行為之外，Solopress還將盡其所能提供幫助。

  自定義工作流程改進(jìn)流程

  Stephen Austin是一家擁有255年歷史的企業(yè)，在過(guò)去70年里專(zhuān)門(mén)為高等教育機構和繼續教育機構提供安全印刷、試卷履行和分發(fā)服務(wù)。2018年，它與倫敦大學(xué)學(xué)院 (UCL) 啟動(dòng)了一個(gè)重大項目，旨在簡(jiǎn)化繁忙的五月/六月期間試卷的制作和分發(fā)。

  此前，這涉及到商業(yè)印刷商執行英國銷(xiāo)售主管斯蒂芬·奧斯汀伊麗莎白·鮑爾曼所說(shuō)的“標準復印工作”，在左上角用針線(xiàn)裝訂紙張，在盒子里貼上標簽按種類(lèi)裝箱并交付。無(wú)法追蹤發(fā)送到印刷機、印刷或送回倫敦大學(xué)學(xué)院的內容，并且交付過(guò)程中存在潛在的安全問(wèn)題。倫敦大學(xué)學(xué)院渴望解決所有這些問(wèn)題。

  Stephen Austin擁有自己的內部開(kāi)發(fā)團隊，并聘請了高級開(kāi)發(fā)人員與UCL一起重繪流程。很明顯，新的工作流程模式無(wú)法適應現有流程，需要進(jìn)行過(guò)渡以帶來(lái)更多的工作方式。

  UCL的考試部門(mén)有一個(gè)由六人組成的核心團隊，其中任何人都可以上傳設計文件，關(guān)鍵問(wèn)題包括UCL應如何提供設計文件、應如何分配姓名/工作參考以在Stephen Austin的內部工作流程中使用，以便實(shí)現自動(dòng)進(jìn)展/手工 該公司的Prism MIS（現在的Pace）和PlanetPress合成和制作軟件之間存在著(zhù)分歧，這在當時(shí)是兩個(gè)獨立的系統。

  該解決方案涉及Stephen Austin內部的定制工作，將系統相互連接起來(lái)，并連接到現有的門(mén)戶(hù)，通過(guò)該門(mén)戶(hù)可以上傳設計文件。倫敦大學(xué)學(xué)院的考試時(shí)間表已發(fā)送，每行都為該試卷和印刷作業(yè)分配了一個(gè)唯一的標識符，UCL工作人員使用藝術(shù)品文件名中的編號，以便傳入的設計文件，可以在MIS內進(jìn)行匹配。自動(dòng)驗證過(guò)程會(huì )檢查圖稿文件名是否與唯一標識符匹配，并將標記任何與客戶(hù)服務(wù)不匹配的內容。

  設計文件安全性通過(guò)上傳時(shí)的加密來(lái)維護，并且僅在從面向外部的網(wǎng)絡(luò )傳輸時(shí)才解密。印刷在佳能和奧西印刷機上進(jìn)行�？蛻�(hù)服務(wù)部提供客戶(hù)報告，其中包括主要里程碑。該項目的實(shí)施對倫敦大學(xué)學(xué)院產(chǎn)生了重大影響。其中一個(gè)方面是提供“調整包”。這些是針對SEN學(xué)生的修改后的考試包，他們可能會(huì )獲得額外的時(shí)間來(lái)完成試卷，或者被允許在房間里自己進(jìn)行考試，以及印刷特定的變化，例如紙張顏色、字體風(fēng)格和尺寸 適應視力障礙。

  試卷按照上午和下午各場(chǎng)考試的時(shí)間表進(jìn)行包裝，包裝數量精確，以適應倫敦大學(xué)學(xué)院 (UCL) 考試舉辦地ExCel中心空間內的座位分配。這大大簡(jiǎn)化了監考人員準備房間的工作，特別是在上午和下午的課程之間。時(shí)任倫敦大學(xué)學(xué)院 (UCL) 考試負責人喬安妮·莫爾斯表示，“這讓我們徹底更新了流程，從而節省了大量資源并減少了錯誤”，并指出，僅與考試調整相關(guān)的工作部分就節省了約30%的資源投入。

  鮑爾曼說(shuō)，倫敦大學(xué)學(xué)院實(shí)際上已經(jīng)實(shí)施了兩次，在新冠疫情期間，所有考試都在線(xiàn)進(jìn)行。第一次迭代的經(jīng)驗已反饋到第二次迭代的開(kāi)發(fā)中。2023 年考試是“新”系統全面運行的第二年，預計隨著(zhù)新技術(shù)的出現，將會(huì )有進(jìn)一步的發(fā)展。

  她確認，為倫敦大學(xué)學(xué)院開(kāi)發(fā)的模型本質(zhì)上是可移植的，但她指出，個(gè)別客戶(hù)會(huì )有不同的需求和做事方式�！拔覀兛梢詾闈撛诳蛻�(hù)可能甚至沒(méi)有意識到存在的問(wèn)題提供技能和解決方案�！彼�補充說(shuō)，對于某些人來(lái)說(shuō)，僅添加安全功能可能就足夠了，盡管潛在客戶(hù)對變革存在一些抵制。這部分是由于根深蒂固的流程和思維方式，但也由于潛在失敗的高昂成本以及與之相關(guān)的負面宣傳。